Il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 18 ottobre sospende le assemblee in presenza, preferendo la forma “a distanza”. L’art. 1, co. 5, n-bis) recita esplicitamente quanto segue: “sono sospese tutte le attività convegnentistiche o congressuali, ad eccezione di quelle che si svolgono con modalità a distanza (…) è fortemente raccomandata svolgere le riunioni private in modalità a distanza.

Il Decreto “CURA ITALIA”  prevede fino al 31 gennaio 2021 (termine attuale dello stato di emergenza sanitaria)  la possibilità di  riunirsi in videoconferenza, anche se tale modalità non è prevista dallo statuto, purché siano rispettati i  criteri  di  trasparenza  e  tracciabilità  previamente fissati,  e purché  siano  individuati  sistemi  che   consentano   di identificare con certezza i partecipanti nonché adeguata pubblicità delle sedute, ove  previsto,  secondo  le  modalità individuate  da ciascun ente.

Per informazione: NOI Verona APS gestisce i propri incontri formativi attraverso la piattaforma Zoom. Utilizzaremo la medesima piattaforma per la nostra assemblea annuale.
Nella forma gratuita la piattaforma consente di invitare fino a 99 ospiti per 40 minuti di sessione. E’ possibile aumentare il tempo di sessione semplicemente versando un canone mensile senza impegni annuali.

Per garantire i criteri di trasparenza e tracciabilità della video-conferenza è opportuno che:

• • i criteri siano fissati dal consiglio di amministrazione e che siano comunicati a tutti gli associati prima dell’assemblea;
• • nel verbale di assemblea si dia atto, preliminarmente, dei criteri di trasparenza e tracciabilità previamente fissati.

L’assemblea dovrà essere  convocata in un luogo fisico nel quale dovranno trovarsi il Presidente e chi svolge le funzioni di Segretario. Gli altri soci potranno collegarsi in videoconferenza secondo le modalità definite. 

Di seguito proponiamo una bozza che definisce i criteri di trasparenza e tracciabilità che deve essere adattata alle caratteristiche del proprio ente e alle modalità in concreto utilizzate.

Approfondimento de Il Sole 24 Ore “Enti non profit con assemblee a distanza” a cura dell’Avv. Gabriele Sepio e Avv. Marina Garone – Studio Acta Roma, tratto da “il Sole 24 Ore”