La lettura coordinata di:

1. Sentenza della Corte di Cassazione, Sezione VI-5, del 4 ottobre 2017, n. 23228;
2. Codice del terzo settore (d.Lgs. 117/2017);
3. TUIR articolo 148, comma 8;

presenta la necessità di “centratura” delle nostre prassi associative per salvaguardare la decommercializzazione degli introiti da attività istituzionali svolte nei confronti dei Tesserati anche a fronte di corrispettivi specifici.

1. La Sentenza della Cassazione ha condiviso con l’Agenzia delle Entrate il principio della “carenza di democrazia interna” nelle associazioni che non prevedono la partecipazione dei minori al voto nelle assemblee.
2. Il Codice del Terzo Settore non fa alcuna distinzione tra Associati/Tesserati delle diverse fasce di età e definisce associati tutti coloro che aderiscono all’ente associativo.
3. Il TUIR, articolo 148, comma 8, lettera c) impone la “disciplina uniforme del rapporto associativo, escludendo espressamente la temporaneità della partecipazione alla vita associativa”. Lo stesso articolo prevede il voto in assemblea per i maggiori di età. Tale principio limitativo contrasta sia con il Codice del Terzo settore (che non fa distinzione di età), che con la Pronuncia della Corte di Cassazione (la carenza di democrazia interna annulla il vantaggio della defiscalizzazione dei corrispettivi specifici versati dagli associati).

La lettura coordinata delle tre norme di legge determina le soluzioni che seguono.

LIBRO SOCI
Indipendentemente dalla terminologia (soci, associati, partecipanti) diversamente adottata da Codice Civile, TUIR e Legge IVA, in sintesi, ecco il nuovo Libro Soci.

Per Soci e Associati, ma anche per i Tesserati di altri circoli, che partecipano ad attività svolte presso Circoli diversi da quello di appartenenza, il controllo può avvenire immediatamente su tessera personale virtuale o fisica in corso di validità.

Lo Statuto conformato al D.Lgs. 117/2017 prevede un termine per il versamento della quota associativa annuale oltre i quale l’associato perde tale qualifica. Sarà l’automatismo di NOI HUB a determinare la cancellazione automatica del Tesserato inadempiente dal Libro soci.

La domanda di prima adesione al Circolo/Oratorio, e la domanda di adesione dopo la cancellazione per mancato rinnovo annuale, deve avere la forma scritta, su modello predisposto. La domanda deve essere sottoposta a valutazione e delibera del Consiglio Direttivo, che decide insindacabilmente: però il diniego deve essere motivato e formalmente comunicato all’interessato. L’accettazione della domanda, che può essere accolta da un Consigliere eletto, comporta l’iscrizione del richiedente nel Libro Soci con l’inserimento di dati anagrafici, domicilio, data della domanda e dell’accettazione, i versamenti per rinnovi annuali e la data di cessazione per i casi previsti.

Solo dopo l’accettazione della domanda è possibile incassare la quota di iscrizione.

Prima dell’iscrizione nel registro soci il richiedente non è associato, e l’incasso configurerebbe attività commerciale; impossibile farlo partecipare alle attività perché privo della copertura assicurativa; impossibile farlo partecipare alle somministrazioni (bar) perché l’incasso da terzo non socio configura attività commerciale sotto il profilo fiscale e illegale sotto quello amministrativo e sanitario.

Ovviamente il cosiddetto tesseramento automatico con raccolta di quote associative contestualmente alla partecipazione alle attività è vietato.

Il momento esatto in cui si perfeziona la qualità di associato agli effetti della legge è quando al richiedente viene comunicata l’accettazione della sua domanda. Per tale momento non sono previste formalità particolari: la forma (a voce o scritta) è lasciata alla discrezionalità delle associazioni, giusta la sentenza n. 1992 del 1995 della Cassazione: “L’adesione a una associazione non riconosciuta si perfeziona con l’incontro delle volontà delle parti per la cui manifestazione non sono richieste forme particolari e perciò nel momento in cui al proponente, autore della richiesta di adesione, perviene l’accettazione dell’associazione”.

Si noti che si sta parlando di associati, senza distinzione alcuna tra adulti e minori e della prima adesione. Il rinnovo annuale effettuato nei termini di tempo stabiliti dal Regolamento, non sono assoggettati a procedure formali, limitative o restrittive.

Per effetto della pronuncia della Corte di Cassazione lo Statuto conformato alla Riforma del Terzo Settore non prevede differenziazione di diritti tra associati appartenenti alle singole fasce di età, per cui si deve ritenere nel modo più assertivo che anche gli associati minorenni, che hanno diritto a intervenire nelle assemblee, devono essere regolarmente convocati.

Per una esposizione complessiva della vicenda assembleare si ritiene di scorrere gli articoli 10, 11 e 21 del nuovo statuto che ne regolano lo svolgimento.

Premesso che a tutti gli associati sono riconosciuti identici diritti e devono ottemperare ai medesimi obblighi, si conferma che l’Assemblea è l’organo sovrano dell’associazione, se ne delinea la composizione e le condizioni per farne parte:

1. compongono l’Assemblea tutti gli associati,
2. in regola con il versamento della quota annuale di tesseramento,
3. iscritti nel libro soci da almeno tre mesi,
4. ogni associato può farsi rappresentare con delega scritta da altro associato,
5. ciascun associato può rappresentare fino a un massimo di tre associati deleganti,
6. qualora gli associati all’ente (Circolo) raggiunga i cinquecento associati con diritto di voto, ciascun associato può rappresentare fino a un massimo di cinque associati deleganti,
7. gli associati in regola con il versamento della quota annuale di tesseramento hanno il diritto di voto all’Assemblea del Circolo,
8. tutti gli associati partecipano all’Assemblea con diritto di voto, esercitato dai soci minori di età dai genitori esercenti la responsabilità genitoriale o dai soggetti che ne hanno la rappresentanza legale, se diversi dai genitori.

L’Assemblea si riunisce almeno una volta l’anno, entro il mese di aprile, per l’approvazione del bilancio o rendiconto dell’esercizio precedente. La convocazione è fatta mediante avviso scritto (l’obbligo della forma scritta è confermato) da inviare almeno 15 giorni prima di quello fissato per l’adunanza e contenere la data della riunione, l’orario, il luogo, l’ordine del giorno e l’eventuale data di seconda convocazione (anche nello stesso giorno). Il termine di 15 giorni è il limite minimo che non può mai essere ridotto. È invece possibile e forse anche opportuno, allungare il termine.

Lo Statuto prevede la possibilità di comunicare la convocazione dell’assemblea mediante avviso affisso nella bacheca dell’associazione. Tale possibilità era prevista anche nelle versioni precedenti dello Statuto. È il caso di evidenziare che recentemente l’Agenzia delle entrate ha contestato tale formalità, negando a un ente la decommercializzazione degli introiti istituzionali, recuperando a tassazione tutti gli incassi. Peraltro la diffusa prassi della posta elettronica agevola la spedizione della convocazione ai singoli associati o ai rispettivi nuclei familiari, rendendo la procedura facile, veloce, economica.

L’assemblea ordinaria annuale è validamente costituita con la presenza di almeno la metà più uno degli aderenti in prima convocazione; in seconda convocazione l’assemblea è validamente costituita qualunque sia il numero dei presenti, in proprio o in delega e delibera a maggioranza dei presenti.

Si segnala che il mancato rispetto delle modalità di convocazione rende nulla l’Assemblea.

Per quanto riguarda la partecipazione al voto da parte dei minori, si precisa che:

• • la convocazione dell’assemblea è inoltrata al tesserato (anche minorenne);
• • il diritto di voto da parte del minore è esercitato da un genitore esercente la responsabilità genitoriale o da soggetto che ne ha la rappresentanza legale, se diverso dal genitore;
• • il genitore partecipa al diritto di voto del figlio o dei figli (fino a tre, o fino a cinque qualora gli associati del circolo raggiungano il numero degli aventi diritto fino a 500) senza necessità di delega;
• • il genitore non tesserato esprime il voto solo attivo (cioè non può essere votato);
• • il genitore, oltre al proprio documento di identità e al proprio codice fiscale presenta la tessera NOI del figlio minore, per la verbalizzazione delle presenze (Associati, Delegati, Deleghe).

ASSEMBLEA
L’assemblea è l’Organo sovrano dell’Associazione, è composta da tutti gli associati con diritto di voto, in regola con il versamento della quota annuale di tesseramento, e iscritti da almeno tre mesi nel libro degli associati. È convocata dagli amministratori, cioè dal Consiglio Direttivo, almeno una volta all’anno per l’approvazione del bilancio, e quando se ne ravvisa la necessità. La convocazione dell’assemblea può essere promossa con richiesta motivata da almeno un decimo degli associati.

La convocazione dell’assemblea va fatta in prima convocazione e in seconda convocazione.

CONSIGLIO di AMMINISTRAZIONE (Direttivo)
Il Consiglio Direttivo è un organo amministrativo permanente e pertanto la sua convocazione non richiede particolari formalità. Di norma dispone in proposito lo statuto o il regolamento.

I Consiglieri devono intervenire di persona alle riunioni e non possono farsi rappresentare da altri. Non esiste il potere di delega.

Il Consiglio Direttivo è convocato dal Presidente dell’Associazione. Esso si riunisce con cadenza periodica secondo quanto previsto dallo Statuto e dal regolamento interno dell’Associazione e ogni qualvolta venga ritenuto opportuno.

Si riunisce entro la data indicata da Statuto e Regolamento dopo l’Assemblea elettiva per l’elezione delle cariche associative, per il passaggio delle consegne; prima di ogni convocazione dell’Assemblea per la predisposizione dell’Ordine del giorno e per l’approvazione del bilancio o rendiconto annuale sia delle attività che economico finanziano, prima di sottoporlo all’approvazione dell’Assemblea.

È’ molto consigliato che la convocazione del Consiglio:

• sia fatta con avviso (scritto, anche con applicazioni di messaggistica) diretto a ciascuno degli amministratori in modo che possano intervenire;
• contenga l’indicazione del giorno, ora e luogo della riunione.

La riunione in genere è convocata presso la sede.
Il mancato rispetto delle norme statutarie sulla convocazione comporta la annullabilità delle delibere consiliari anche se l’azione di annullamento compete solo agli amministratori.
Tuttavia nel caso di adunanza totalitaria (se sono presenti tutti i consiglieri) la delibera assunta dal consiglio è valida anche in mancanza di regolare convocazione.
Il Consiglio Direttivo è validamente costituito se al momento della convocazione (e della votazione) è presente la maggioranza assoluta (metà + uno) dei consiglieri in carica.

Sull’ultimo punto all’Ordine del giorno “Varie ed eventuali” il Consiglio (e vale anche per l’Assemblea) può discutere ma non deliberare.

RINNOVO DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE (Direttivo)
Con diversi mesi di anticipo, rispetto alla data di scadenza del mandato quadriennale del Consiglio in carica, occorre avviare le procedure per un regolare e positivo svolgimento del rinnovo del Consiglio e delle cariche associative.

La raccolta dei nominativi per l’elezione deve essere accompagnata dalle relative indicazioni necessarie alla consapevolezza di coloro che intendono candidarsi, per non trovarsi con personaggi risultanti eletti ma recalcitranti rispetto a obblighi, doveri e responsabilità di cui non si aveva consapevolezza. A elezione avvenuta non si può sentire qualcuno dire: “Ah, non lo sapevo!”.

Coloro che presentano la propria candidatura devono certissimamente sapere:

1. che il Codice del terzo settore prevede che lo Statuto possa subordinare l’assunzione della carica di amministratore al possesso di specifici requisiti di onorabilità, professionalità e indipendenza, anche con riferimento ai requisiti e codici di comportamento;
2. che possono candidarsi coloro che sono soci effettivi e tesserati da almeno tre mesi prima della data di pubblicazione della convocazione. La norma è rispettosa del concetto che un vero spirito di servizio deve contare, oltre che sul volontariato, anche su partecipazione, continuità, esperienza, capacità, professionalità. Non basta “voler” fare, bisogna “saper” fare;
3. che l’Associazione NOI, benché non sia un’associazione religiosa, opera legittimamente ed esclusivamente nell’ambito della parrocchia, in spazi parrocchiali, concessi in uso dalla parrocchia, a stretto contatto organizzativo e pastorale con la vita parrocchiale e nei confronti di coloro che ne accettano valori, principi e finalità statutarie;
4. che ai candidati è richiesta una indiscussa condivisione delle finalità previste nello statuto e l’accettazione totale delle norme regolamentari sulla vita e sulla conduzione dell’associazione;
5. che gli eletti sono chiamati non all’esercizio di un potere o di una mansione direttiva, bensì al “servizio” disinteressato, gratuito e benevolo nei confronti degli associati, regolarmente tesserati a NOI Associazione, tramite l’ente territoriale di riferimento;
6. che l’eventuale accettazione di incarichi politici a qualsiasi livello (Europeo, Governativo, Regionale, Provinciale, Comunale, Circoscrizionale) presuppone un possibile conflitto di interessi che potrebbe suggerire l’opportunità di dimissioni dalla carica associativa;
7. che valutazione e accettazione delle candidature è di competenza del Consiglio in carica e che la stessa è soggetta anche al parere del Consigliere spirituale;
8. che il servizio associativo impone la correttezza formale e sostanziale nei confronti di tutti i componenti risultati eletti dall’Assemblea, in particolare ogni discussione e delibera interna del Consiglio è da intendersi di carattere riservato, e non potrà essere polemizzata all’esterno del Consiglio stesso;
9. che ogni delibera approvata dalla maggioranza va considerata patrimonio comune e condiviso anche da coloro che avessero legittimamente espresso parere contrario;
10. che la responsabilità di quanto è deliberato dal Consiglio è condivisa dai componenti il Consiglio stesso in maniera solidaristica e totale;
11. che eventuali pareri contrari, finalizzati alla liberatoria da presumibili coinvolgimenti in responsabilità amministrativa, fiscale, penale, devono risultare dal Verbale del Consiglio stesso;
12. che all’interno del Consiglio deve essere conservato uno stile e un clima di condivisione, rispetto, uguaglianza, trasparenza e reciprocità.

La convocazione dell’Assemblea, deliberata dal Consiglio e sottoscritta dal Presidente, deve contenere luogo, data e ora dell’Assemblea sia in prima che in seconda convocazione, senza indicare, per la prima, date e orari impossibili, che tradirebbero l’intenzione di farla risultare non partecipata;

– deve contenere l’Ordine del giorno, sufficientemente dettagliato, benché sintetico. È opportuno evidenziare che eventuali argomenti discussi, sia estranei all’elenco dell’Ordine del giorno, sia compresi in “Varie ed eventuali” non possono essere posti a votazione e delibera.

Dal momento della convocazione dell’Assemblea, il Consiglio in carica può svolgere nient’altro che l’attività ordinaria, fino al passaggio delle consegne al nuovo Consiglio.

Gli associati possono partecipare all’Assemblea anche per delega scritta ad altro associato avente analogo diritto. Nelle Associazioni con meno di 500 associati, ogni socio può essere portatore fino a tre deleghe; quando i soci del Circolo raggiungono e superano i 500 le deleghe possono arrivare a cinque.

La lettera di convocazione deve avere pubblicità e diffusione ampia: solitamente è esposta in bacheca all’interno della sede, ma conviene utilizzare anche altri canali diffusivi.

È opportuno che il numero dei candidati sia sufficientemente superiore a quello dei consiglieri da eleggere, in modo da avere una riserva di “primi dei non eletti” per la sostituzione di eventuali dimissioni nel corso del mandato.

La votazione non può MAI avvenire per alzata di mano, quand’anche il numero dei candidati copra appena esattamente il numero dei consiglieri da eleggere. Tale metodo, infatti, non sarebbe rispettoso della democraticità: per alzata di mano gli eletti risulterebbero tutti alla pari, nonostante maggiori o minori crediti giustamente personali degli elettori.

La votazione avviene su schede, possibilmente contenenti l’elenco di tutti i candidati, vicino ai cui nomi gli elettori esprimono la fiducia mediante segno inequivocabile. Il numero delle preferenze esprimibili da parte degli elettori deve risultare inferiore alla metà meno uno dei componenti da eleggere in Consiglio.

La votazione deve avvenire in pochi minuti, nel corso dell’Assemblea, che di solito ha durata breve. La prassi di costituire un seggio permanente, di durata anche in più giorni, deve considerarsi del tutto arbitraria e illegittima perché non garantisce certezza e regolarità. Il riferimento alle elezioni politiche e amministrative è improprio: in quelle elezioni, infatti, la custodia di schede e urne è garantita dalla Forza pubblica. Con l’utilizzo del diritto di delega, inoltre, la base elettorale si amplifica naturalmente.

Lo spoglio delle schede di voto deve essere fatto nel più breve tempo possibile, con la presenza di testimoni, che ne firmeranno il verbale, nel corso della stessa assemblea, per dare modo al Presidente di proclamare il risultato della votazione. Gli eletti sono invitati, anche via cellulare, a dichiarare immediatamente la loro accettazione del voto, e a decidere la data della prima convocazione del nuovo Consiglio risultato eletto per il passaggio delle consegne dal Consiglio uscente, per la nomina del Presidente e per altre cariche. Solo dalla data della prima riunione il nuovo Consiglio assume la responsabilità della gestione amministrativa del Circolo.

Tutti i passaggi fin qui raccontati devono costituire materiale per il Verbale del Consiglio del Circolo, e devono rientrare nelle norme che accompagnano la convocazione dell’Assemblea, perché tutti siano informati di ogni particolare.

Dal momento dell’accettazione della nomina, decorrono i 30 giorni nei quali occorre comunicare all’Agenzia delle entrate la nomina del nuovo Legale rappresentante mediante AA5/7, oppure AA7/10 qualora l’ente abbia anche la partita IVA. Il modello può essere consegnato a mano presso l’Ufficio delle entrate o predisposto per via telematica.

Analoga comunicazione, accompagnata dalla scansione di:

– modello utilizzato per la comunicazione all’Agenzia delle entrate,

– nuovo Attestato di attribuzione del codice fiscale,

– Verbale dell’Assemblea elettiva,

– Verbale del Primo Consiglio,

vanno inoltrati alla Segreteria Territoriale segreteria@noiverona.com per la sollecita spedizione all’Ufficio Regionale e all’Ufficio del Registro nazionale APS presso il Ministero del Lavoro.

Aggiornamento marzo 2020: proroga assemblea per approvazione bilancio e adozione statuto