Il Runts è pubblico. In futuro chiunque potrà accedere al Registro per individuare e conoscere le caratteristiche di enti da sostenere o con cui avviare collaborazioni. È importante far conoscere le proprie capacità di descrivere e realizzare ciò che si è, ciò che si fa e perché lo si fa.

Fatto ancor più determinante: informazioni, documenti e verbali inoltrati al Registro sono verificati costantemente dai funzionari addetti ai controlli, il ché dovrebbe suggerire agli organi di amministrazione una maggiore attenzione nella forma e contenuto di un verbale. I funzionari leggono ogni singolo carattere impresso nei documenti alla ricerca di difformità al fine di chiederne la correzione e così garantire ordine e controllo all’interno del Registro.

Anche per questo motivo riteniamo utile trasferire quanto necessario per permettere una stesura ordinata e corretta dei verbali.

Ogni ente è obbligato ad adottare:

• Libro degli associati (assolto da NOI Hub: stampare e archiviare il libro degli associati dal 2017 in poi);
• Libro dei verbali delle assemblee degli associati;
• Libro dei verbali del consiglio di amministrazione.

Ogni verbale è preceduto dalla convocazione che va allegato al verbale stesso.

Diversamente dal bilancio economico, disciplinato da specifiche linee guida ministeriali da cui deriva il modello universale di rendiconto (modello D – NOIhub/contabilità), il verbale delle assemblee e di cda è libero da vincoli. Ciò nonostante è naturale che esso debba contenere informazioni utili circa: luogo, data e ora di svolgimento; le presenze di rappresentanti (cda) e associati; ordine del giorno; eventuali delibere accompagnate da relativa approvazione (voti favorevoli, contrari e astenuti). 

Le pubblicazioni di settore elencano in modo esaustivo i contenuti minimi che devono essere accolti nel verbale, sia esso redatto per il consiglio di amministrazione o per l’assemblea degli associati:

• Ora e data della convocazione
• Sede svolgimento
• Modalità convocazione dei soci (vedere statuto)
• Associati e consiglieri presenti (membri organo di controllo se previsto da statuto)
• Ordine del giorno
• Verifica del quorum costitutivo (verificare statuto I e II convocazione e quorum previsto per straordinaria
• Nomina del segretario dell’assemblea (per statuto il presidente del circolo presiede le riunioni del cda e delle assemblee; il segretario verbalizza per statuto le riunioni del consiglio di amministrazione, per le assemblee dovrà essere eletto di volta in volta
• Risultato votazioni (favorevoli, astenuti e contrari) * se il voto è riferito alle persone, come nel caso delle elezioni, il voto può essere solo segreto.
• Interventi – riportati sinteticamente quando richiesto o se ritenuto utile.
• Delibere e allegati
• Orario termine cda/assemblea
• Firma presidente e segretario

Evidenziamo le bozze dei verbali prodotti da NOI Verona APS che rispondono ai bisogni immediati degli enti affiliati suddivisi in: