Il Circolo affiliato a NOI Associazione deve adempiere a quanto richiesto dal Testo del Regolamento sulla Privacy introdotta dall’Unione Europea 2916/679, aggiornato in Gazzetta Ufficiale Ue 127 del 23 maggio 2018.
Suddividiamo in due sezioni gli obblighi del circolo.
Adempimenti nei confronti dei propri tesserati
• INFORMATIVA
“è il documento con il quale il titolare del trattamento, in forma scritta o orale, informa il soggetto interessato circa le finalità e le modalità del trattamento medesimo”
Il circolo pertanto è tenuto a rendere noto ai propri tesserati le modalità con cui i dati raccolti vengono raccolti, archiviati e utilizzati attraverso l’informativa pubblicamente raggiungibile nella schermata di Login di www.noihub.it “PRIVACY – Tesserati NOI”
• CONSENSO
“è la libera manifestazione di volontà dell’interessato con cui questi accetta espressamente un determinato trattamento dei suoi dati personali, trattamento del quale è stato preventivamente informato (con l’apposita informativa sulla privacy)”
La norma non richiede il consenso scritto, tuttavia occorre poter dimostrare di averlo ricevuto: di conseguenza si rende indispensabile raccogliere il consenso da parte dei tesserati attraverso la sottoscrizione del tesserato della “domanda di adesione personale familiare”
• LIBERATORIA IMMAGINI E VIDEO
“è una dichiarazione con cui un soggetto adulto o minorenne autorizza la riproduzione e pubblicazione di immagini o video che lo ritraggono”
La liberatoria per l’acquisizione audio/video è volontaria per chi la sottoscrive, è obbligatoria per il Circolo che intende pubblicare le proprie attività e deve essere conservata in archivio.
Senza liberatoria sottoscritta dall’interessato, l’utilizzo di immagini e video riprese è illegittimo!
Adempimenti nei confronti dei propri collaboratori interni ed esterni
• NOMINA INCARICATO INTERNO
“l’autorizzazione al trattamento dei dati è l’atto con il quale il titolare del trattamento abilita i propri volontari a trattare i dati nell’ambito della propria organizzazione. Senza l’autorizzazione, il trattamento dei dati non è legittimo.”
Art.29 del GDPR: il titolare del trattamento, o chiunque agisca sotto la sua autorità, che abbia accesso ai dati personali, non può trattare tali dati se non è istruito in tal senso dal titolare del trattamento.
Il modulo sottoscritto dal titolare e dall’incaricato rimane nell’archivio del circolo.
• NOMINA RESPONSABILE AL TRATTAMENTO ESTERNO
“l’autorizzazione al trattamento dei dati è l’atto con il quale il titolare del trattamento incarica alcuni fornitori a trattare i dati per suo conto. Senza l’autorizzazione, il trattamento dei dati non è legittimo.”
Il modulo serve per nominare i responsabili esterni del trattamento dati che trattano dati personali per conto del titolare dei dati stessi, come NOI Associazione, NOI Verona, il consulente commercialista, il legale, ecc…
- Il modulo generico viene sottoscritto dal titolare e dall’incaricato. Rimane nell’archivio del circolo.
- Il modulo pre-compilato che nomina NOI Associazione quale responsabile esterno per la tenuta dei dati e altri adempimenti connessi per conto del circolo, va completato negli spazi relativi ai dati del circolo, sottoscritto dal presidente del circolo, scansionato e inviato per posta elettronica a segreteria@noiassociazione.it
- Il modulo pre-compilato che nomina NOI Verona APS quale responsabile esterno per la tenuta dei dati e altri adempimenti connessi per conto del circolo. Il modello in formato PDF editabile deve tornare compilato e sottoscritto dal legale rappresentante del circolo, previa scansione, all’indirizzo segreteria@noiverona.com
